KSeF - Krajowy System e-Faktur
KSeF to rewolucja w fakturowaniu w Polsce. Od 2026 roku większość przedsiębiorców będzie zobowiązana do wystawiania faktur wyłącznie przez Krajowy System e-Faktur. Dowiedz się, kiedy dotyczy Cię ten obowiązek i jak się do niego przygotować.
1 lutego 2026
Duże firmy (obrót > 200 mln zł)
1 kwietnia 2026
Wszyscy przedsiębiorcy (MŚP, JDG)
1 sierpnia 2027
Najmniejsze podmioty
Spis treści
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system informatyczny Ministerstwa Finansów, który umożliwia wystawianie, przechowywanie i odbieranie faktur elektronicznych w ustandaryzowanym formacie XML.
Wszystkie faktury sprzedażowe będą musiały być wystawiane wyłącznie przez KSeF, a faktury papierowe i PDF-y przestaną być akceptowane przez urzędy skarbowe.
Jak działa KSeF?
- • Faktury wystawiane w formacie XML
- • Automatyczna walidacja przez system
- • Centralne przechowywanie w KSeF
- • Dostęp online 24/7
- • Integracja z systemami księgowymi
Co się zmienia?
- • Koniec z fakturami PDF i papierowymi
- • Obowiązkowa integracja z KSeF
- • Wszystkie faktury w jednym miejscu
- • Szybsze rozliczenia VAT
- • Mniej błędów i oszustw
Harmonogram wdrożenia KSeF
1 lutego 2026 – Duże przedsiębiorstwa
Obowiązek dotyczy: Firm z obrotem powyżej 200 mln zł za rok 2024.
Co to oznacza:
- Wszystkie faktury sprzedażowe muszą być wystawiane przez KSeF
- Faktury papierowe i PDF-y nie będą już akceptowane
- Wszyscy podatnicy będą zobowiązani odbierać faktury przez KSeF
1 kwietnia 2026 – Pozostali przedsiębiorcy
Obowiązek dotyczy: Wszystkich MŚP, JDG i innych podatników (z wyjątkiem najmniejszych).
Co to oznacza:
- KSeF staje się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców
- Faktury papierowe i PDF-y przestają być akceptowane
- Konieczność integracji systemu fakturowania z KSeF
1 sierpnia 2027 – Najmniejsze podmioty
Obowiązek dotyczy: Podatników ze sprzedażą do 10 tys. zł miesięcznie (grupa tzw. "wykluczonych cyfrowo").
Co to oznacza:
- Ostatnia grupa objęta obowiązkiem KSeF
- Najmniejsze firmy i jednoosobowe działalności
- Dodatkowy czas na przygotowanie (ponad rok)
Kto jest zobowiązany do KSeF?
Obowiązek KSeF dotyczy wszystkich podatników VAT, którzy wystawiają faktury sprzedażowe, z wyjątkiem określonych grup wykluczonych.
Obowiązek dotyczy:
- ✓ Wszystkich podatników VAT
- ✓ Firm z obrotem powyżej 200 mln zł (od 1.02.2026)
- ✓ MŚP i JDG (od 1.04.2026)
- ✓ Firm wystawiających faktury sprzedażowe
- ✓ Odbiorców faktur (od 1.02.2026)
Wyłączenia:
- ✗ Podatnicy zwolnieni z VAT
- ✗ Sprzedaż do 10 tys. zł/mies. (do 1.08.2027)
- ✗ Faktury korygujące wystawione przed KSeF
- ✗ Faktury wewnętrzne (bez VAT)
- ✗ Określone transakcje specjalne
Jak się przygotować do KSeF?
Zarejestruj się w KSeF
Zaloguj się do portalu podatkowego e-Urząd Skarbowy i zarejestruj się w KSeF. Będziesz potrzebował profilu zaufanego lub e-dowodu.
Zarejestruj się w KSeF →Wybierz oprogramowanie
Wybierz system księgowy lub oprogramowanie do fakturowania, które integruje się z KSeF. Sprawdź listę certyfikowanych rozwiązań na stronie Ministerstwa Finansów.
Przetestuj system
Przed obowiązkowym wdrożeniem przetestuj wystawianie faktur przez KSeF. System oferuje tryb testowy, w którym możesz sprawdzić wszystkie funkcje.
Szkol zespół
Przeszkol pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie. Upewnij się, że znają nowy proces i potrafią obsługiwać system KSeF.
Korzyści z KSeF
Szybsze rozliczenia
Automatyczne przetwarzanie faktur i szybsze rozliczenia VAT. Mniej czasu na ręczne wprowadzanie danych.
Mniej błędów
Automatyczna walidacja faktur eliminuje błędy. System sprawdza poprawność danych przed wystawieniem.
Mniej oszustw
Centralny system utrudnia oszustwa podatkowe. Wszystkie faktury są weryfikowane i przechowywane w jednym miejscu.
Obowiązki i kary
Okres przejściowy 2026
Do końca 2026 roku obowiązuje okres przejściowy, w którym:
- Możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących
- Brak kar za błędy związane z fakturowaniem przez KSeF
- Brak obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach
Kary za nieprzestrzeganie
Po okresie przejściowym (od 2027) za wystawianie faktur poza KSeF grożą kary:
- • Kara finansowa - do 180 stawek dziennych
- • Utrata możliwości odliczenia VAT - faktury poza KSeF nie będą uznawane
- • Kontrola skarbowa - zwiększone ryzyko kontroli
Podsumowanie
KSeF to największa zmiana w fakturowaniu od lat. Większość przedsiębiorców będzie zobowiązana do korzystania z systemu od 1 kwietnia 2026. Duże firmy muszą być gotowe już 1 lutego 2026.
Co zrobić teraz?
- 1. Sprawdź, kiedy dotyczy Cię obowiązek KSeF
- 2. Zarejestruj się w systemie KSeF
- 3. Wybierz oprogramowanie z integracją KSeF
- 4. Przetestuj system przed obowiązkowym wdrożeniem
- 5. Przeszkol zespół i przygotuj procedury